📌 本記事は機能の活用方法を説明するためのシミュレーションです。実際の画面や操作手順はバージョンにより異なる場合があります。

直前キャンセル対応: 参加者範囲を先に直してから最終精算

イベント直前のキャンセルは珍しくありません。失敗しやすいのは、参加範囲を直さずに先に精算案内してしまうケースです。

この Paji Splitly フローは、修正順序を固定して再計算の手戻りを減らします。

背景: 直前キャンセル対応

出発直前に1人キャンセルとなり、分担は5人から4人へ変更。参加範囲を再設定することで最終金額を実態に合わせられました。

• 12人の送迎＋夕食イベントを運営。
• 前日に2人キャンセル。
• 既存費用は全員対象で登録済み。

直前キャンセル対応 の進行手順

1. 影響を受ける費用項目を洗い出す 交通費・チケット・食費を優先確認。 この工程が3分で収束すると、その後の精算もほぼ詰まらず進みます。

2. 各項目の参加者範囲を修正 対象外になった人を該当項目から外す。

3. 必要なら分割ルールも更新 人数変更で前提ルールが変わる場合がある。

4. 「請求変更履歴」で修正漏れを確認 意図した変更が全件反映されたかを検証。

5. 「結果」を確認してから最終版共有 「精算書を確認」は最後に1版だけ出す。

実務のコツ

• コツ1: まず高額項目から直す。
• コツ2: デポジットが絡む場合は返金不可部分を先に分離。
• コツ3: 4883.34 と 4883.33 の差は配分時の丸め残差で起きることがあるため、システム結果を基準にする。
• コツ4: 外部提出には「請求書をエクスポート」（Premium）を利用。

直前キャンセル対応 の最終チェック

• 各費用項目の参加者を数え、キャンセルしたメンバーがどの明細にも残っていないことを確認する。
• 返金不可のデポジットや前払い費用（交通予約など）が、負担すべき人だけに割り当てられているか確認する。静かに全員に再配分されていないか注意する。
• 「請求変更履歴」で除外編集がすべて保存されていることを確認したうえで、「結果」が更新後の人数を反映していることを確かめてから共有する。

直前キャンセル対応 の連絡設計

• 送金依頼を出す前に、キャンセルの事実と更新後の一人あたり金額をグループに共有する。旧金額で支払われるのを防ぐ。
• キャンセルした人に返金不可費用の負担がある場合は、グループの帳票に混ぜず個別に精算する。
• 参加者範囲の修正がすべて終わってから精算書を1回だけ送る。途中版を送ると再度変更が必要になる。

直前キャンセル対応 の結論

直前キャンセルは順序管理で吸収できます。参加者範囲の修正を先に終えることが最重要です。

直前キャンセル対応 で起きやすいリスク

• リスク 1：キャンセルした人を一部の明細からは削除したが、別の明細に残ったまま最終精算に出てきてしまう。対策：編集後に参加者名でフィルタし、キャンセル者の残割り当てがゼロであることを確認する。
• リスク 2：参加者範囲の修正が終わる前に旧金額で送金を集めてしまい、過不足が生じる。対策：影響する全明細の更新が完了し「結果」が正常になるまで、送金回収を凍結する。